Deine Daten sind bei Calculetti gut aufgehoben. Hier erklären wir Dir in klaren Worten, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wozu und auf welcher Rechtsgrundlage. Wir verarbeiten nur, was wir wirklich brauchen, um Dir Calculetti bereitzustellen.
1. Wer ist verantwortlich?
Verantwortlich für die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten ist:
Novolix UG (haftungsbeschränkt), Team Calculetti® Tempelhofer Damm 152, 12099 Berlin, Deutschland E-Mail: info@novolix.com · Telefon: +49 (0)30 600 517 93
In Datenschutzfragen erreichst Du uns unter datenschutz@novolix.com (z. Hd. Herrn Hermann).
2. Welche Daten wir verarbeiten – und wofür
a) Beim Besuch der Website
Wenn Du calculetti.com aufrufst, sendet Dein Browser automatisch technische Informationen an unseren Server, die wir kurzzeitig in einem Logfile speichern: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer-URL sowie Browser- und Betriebssystem-Angaben. Das dient dem sicheren und stabilen Betrieb der Website. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem reibungslosen, sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Rückschlüsse auf Deine Person ziehen wir daraus nicht.
b) Konto und Registrierung
Für Dein Konto verarbeiten wir die Daten, die Du bei der Registrierung und in Deinem Profil angibst: E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert) und – je nach Angabe – Name, Firma, Anrede und Kontaktdaten. Das brauchen wir, um Dein Konto zu führen und Dir Calculetti bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung unseres Nutzungsvertrags mit Dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
c) Buchhaltungs- und Stammdaten
Calculetti ist ein Buchhaltungswerkzeug – entsprechend verarbeiten wir die Daten, die Du dafür eingibst: Rechnungs- und Buchungsdaten, Deine Kunden- und Lieferanten-Stammdaten, Adressen, Steuernummer/USt-IdNr., Bankverbindungen (IBAN verschlüsselt gespeichert) sowie hochgeladene Belege und Vorlagen. Diese Daten verarbeiten wir, um Dir die gebuchten Funktionen bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten greifen, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Enthalten Deine Stammdaten oder Belege personenbezogene Daten Deiner Kunden, verarbeiten wir diese ausschließlich in Deinem Auftrag und auf Deine Weisung. Dazu mehr unter Ziffer 4.
d) Rechnungsversand per E-Mail
Wenn Du Rechnungen über Calculetti per E-Mail versendest, verarbeiten wir die dafür nötigen Empfängerdaten, um die Zustellung in Deinem Auftrag durchzuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
e) Zahlungsabwicklung
Buchst Du kostenpflichtige Funktionen, verarbeiten wir die zur Abrechnung nötigen Zahlungs- und Vertragsdaten. Die technische Zahlungsabwicklung übernimmt für uns ein spezialisierter Zahlungsdienstleister (derzeit Mollie B.V., Niederlande – in Prüfung, ob und in welchem Umfang produktiv genutzt). Dabei werden die für die Zahlung erforderlichen Daten an den Dienstleister übermittelt. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
f) Newsletter
Nur wenn Du ausdrücklich einwilligst (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), nutzen wir Deine E-Mail-Adresse, um Dir unseren Newsletter zu senden. Wir setzen dafür ein Double-Opt-in-Verfahren ein. Du kannst Dich jederzeit abmelden – über den Link in jedem Newsletter, in Deinen Profil-Einstellungen oder per E-Mail an info@novolix.com. Eine Abmeldung werten wir als Widerruf Deiner Einwilligung.
g) Eingebettete YouTube-Videos
Auf einzelnen Seiten binden wir unter Umständen Videos über YouTube (Google Ireland Limited bzw. Google LLC, USA) ein. Wir nutzen dabei den erweiterten Datenschutzmodus, sodass YouTube erst dann Daten über Dich erhält, wenn Du ein Video tatsächlich abspielst. Spielst Du ein Video ab, werden Deine IP-Adresse und Angaben zum abgespielten Video an YouTube übermittelt; bist Du bei Google eingeloggt, kann YouTube den Abruf Deinem Konto zuordnen. Darauf haben wir keinen Einfluss. Rechtsgrundlage ist Deine Einwilligung über den Cookie-Hinweis bzw. unser berechtigtes Interesse an einer ansprechenden Darstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. lit. f DSGVO). Mehr dazu in der Datenschutzerklärung von Google.
h) Optionale KI-Belegerkennung
Du kannst in Deinen Einstellungen eine optionale, standardmäßig ausgeschaltete KI-Belegerkennung aktivieren. Ist sie aktiv, wird ein von Dir hochgeladener Beleg (PDF oder Foto) zur Erkennung in ein Bild umgewandelt und an einen von uns eingesetzten KI-Dienst übermittelt, der daraus die buchungsrelevanten Werte – Datum, Beträge, Steuersätze, Positionen, Lieferant – ausliest. Diese Werte werden anschließend als Vorschlag in Deinen Beleg-Entwurf übernommen; es wird nichts automatisch gebucht, und Du prüfst und bestätigst jeden Beleg selbst.
Rechtsgrundlage ist Deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Du beim ersten Upload erteilst und jederzeit in Deinen Stammdaten mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kannst. Ohne diese Einwilligung wird kein Beleg an den KI-Dienst übermittelt. Der KI-Dienst verarbeitet die Belegbilder nur in unserem Auftrag zur Erkennung; eine Nutzung zum Training der Modelle findet nicht statt. Je nach eingesetztem Dienst erfolgt die Verarbeitung auf unserer eigenen Infrastruktur oder bei einem spezialisierten Anbieter; Einzelheiten zum jeweils aktuell eingesetzten Anbieter und – soweit einschlägig – zu den Garantien bei einer Übermittlung in Drittländer nennen wir Dir auf Anfrage unter datenschutz@novolix.com.
i) Eigene KI-Zugänge
Du kannst in Deinen Einstellungen einen eigenen KI-Zugang hinterlegen. Wir speichern dazu die von Dir eingetragene Adresse (Endpunkt), den zugehörigen Schlüssel – verschlüsselt gespeichert und in der Oberfläche nach dem Speichern nicht mehr lesbar –, die Bezeichnungen der Modelle sowie die Angabe, welche Funktionen über diesen Zugang laufen sollen. Zweck ist die Bereitstellung genau der Funktion, die Du dafür ausgewählt hast; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Ist ein solcher Zugang aktiv, senden wir die Anfragen, die Du selbst auslöst, an Deinen Anbieter statt an den von uns eingesetzten KI-Dienst. Diese Übermittlung erfolgt auf Deine Weisung und im Rahmen Deines eigenen Vertrags mit diesem Anbieter; es gelten dessen Datenschutzbestimmungen, und auf die dortige Verarbeitung haben wir keinen Einfluss. Andere Nutzerinnen und Nutzer können Deinen Zugang weder sehen noch verwenden – auch Administratoren nicht.
Wir speichern die Angaben, bis Du den Zugang löschst oder Dein Konto entfernt wird; mit dem Löschen wird auch der gespeicherte Schlüssel entfernt.
3. Cookies und Reichweitenmessung
Wir setzen die technisch notwendigen Cookies ein, damit Calculetti funktioniert – insbesondere ein Session-Cookie, das Dich während Deines Besuchs angemeldet hält. Diese Cookies sind für den Betrieb erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Für die anonymisierte Reichweitenmessung können wir das datenschutzfreundliche Open-Source-Tool Matomo einsetzen, das auf unserer eigenen Infrastruktur läuft – die Daten verlassen unsere Server nicht und werden nicht an Dritte weitergegeben. Analyse-Cookies setzen wir nur, wenn Du im Cookie-Hinweis zustimmst (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Deine Auswahl kannst Du dort jederzeit ändern; alternativ kannst Du Cookies in Deinem Browser einschränken oder löschen.
4. Auftragsverarbeitung (Deine Kundendaten)
Wenn Du über Calculetti personenbezogene Daten Deiner Kunden verarbeitest (z. B. in Rechnungen oder Stammdaten), bleibst Du dafür der/die Verantwortliche. Wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter ausschließlich nach Deiner Weisung. Den Rahmen dafür regelt die Auftragsverarbeitungsvereinbarung, die Du nach dem Login in Deinem Bereich findest.
5. Empfänger Deiner Daten
Deine Daten geben wir nur weiter, wenn es für den Betrieb von Calculetti erforderlich ist oder Du eingewilligt hast – insbesondere an sorgfältig ausgewählte Dienstleister, die uns beim Betrieb unterstützen (z. B. Hosting/Rechenzentrum und der genannte Zahlungsdienstleister). Diese sind vertraglich auf den Datenschutz verpflichtet und verarbeiten Deine Daten nur in unserem Auftrag. Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder es zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
6. Speicherdauer
Wir speichern Deine Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke nötig ist. Für Buchhaltungs- und Rechnungsdaten gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen (insbesondere nach § 147 AO und § 257 HGB, in der Regel bis zu zehn Jahre). Solange diese Fristen laufen, schränken wir die Verarbeitung der betroffenen Daten ein, statt sie zu löschen. Im Übrigen löschen wir Daten, sobald der Zweck entfällt – etwa nach Löschung Deines Kontos.
7. Deine Rechte
Dir stehen jederzeit folgende Rechte zu:
- Auskunft über Deine bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
- Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen,
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO),
- Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO),
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).
Für alle Anliegen genügt eine E-Mail an datenschutz@novolix.com.
8. Widerspruchsrecht
Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, kannst Du dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Richtet sich Dein Widerspruch gegen Direktwerbung, setzen wir ihn ohne weitere Begründung um.
9. Minderjährige
Calculetti richtet sich an volljährige Nutzer. Eine Nutzung durch Minderjährige ohne Zustimmung der Erziehungsberechtigten ist nicht vorgesehen.
10. Datensicherheit
Die Verbindung zu Calculetti ist durchgehend per TLS verschlüsselt. Zusätzlich setzen wir geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Deine Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen, und entwickeln diese laufend weiter. Besonders sensible Felder wie die IBAN speichern wir verschlüsselt.
11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Calculetti weiterentwickelt oder sich die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung findest Du jederzeit unter /de/legal/privacy_policy.
Stand: Juni 2026